Tổng quát về Dự án — Cơ quan Phát triển Cộng đồng Việt Mỹ (VietAID) đang tìm kiếm một nhà phát triển trang mạng để giúp thiết kế và phát triển một trang mạng mới cho cơ quan, mang đầy vẻ thân thiện và thẩm mỹ hơn trang mạng hiện có (www.vietaid.org). Cơ quan VietAID là một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ cần có một trang mạng đơn giản với khoảng 25 trang. Ngân sách dự trù chi phí cho dự án này khoảng $3,000 – $4,000. Hạn chót nộp đề án là ngày 15 tháng 6, 2017. Hy vọng trang mạng mới sẽ được hoàn thành trong vòng 6-8 tuần kế tiếp sau khi được chấp thuận.
Tổng quát về Tổ chức — VietAID là một tổ chức phát triển cộng đồng được chứng nhận có trụ sở tại Dorchester, MA. Cơ quan cung cấp một loạt các dịch vụ xã hội cho cư dân cộng đồng, bao gồm trung tâm giữ trẻ, chương trình dạy kèm sau giờ học, chương trình giới trẻ mùa hè, chương trình hướng dẫn lãnh đạo thanh thiếu niên và tư vấn nhà ở. Ngoài ra, cơ quan cũng đã xây cất và hiện đang quản lý vài chung cư cung cấp nhà ở với giá rẻ trong khu phố. Cơ quan tọa lạc tại Trung tâm Cộng đồng Việt Mỹ cùng với một số tổ chức dịch vụ xã hội khác.
Đối tượng trang mạng — Cơ quan có nhiều đối tượng mà chúng tôi muốn trang mạng này mang tin tức đến. Trước nhất, các thành viên trong cộng đồng hiện đang sử dụng hoặc có thể muốn dùng các dịch vụ của cơ quan. Để đáp ứng nhu cầu của các đối tượng này, trang mạng phải dễ truy cập, có nhiều tin liên quan về các dịch vụ đang cung cấp và thường xuyên cập nhật các sinh hoạt hàng ngày của tổ chức. Đối tượng chính của cơ quan sẽ là những nhà tài trợ. Vì thế, trang mạng này phải hiển thị một cách chuyên nghiệp và rõ ràng nét đặc trưng của cơ quan VietAID để các nhà tài trợ hiện tại và tương lai dễ dàng thấu hiểu những dịch vụ mà cơ quan cung cấp, những thành quả đạt được và giá trị mà cơ quan đã đóng góp cho cộng đồng.
Mục tiêu của trang mạng mới — Mục tiêu chính của đề án này là cải tiến trang mạng hiện tại để theo kịp đà tiến mới và dễ sử dụng hơn. Cơ quan mong muốn những người quan tâm vào truy cập các dịch vụ đang cung cấp, có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm hiểu các dịch vụ và liên lạc trực tiếp với cơ quan. Cơ quan cũng muốn gây ấn tượng tốt đẹp với các nhà tài trợ tiềm năng và khiến họ có nhiều thiện ý sẽ tài trợ trong tương lai.
Trang mạng hiện tại — Trang mạng hiện tại được thiết lập nhiều năm trước đây và đang rất cần cải tiến. Hiện nay, trang mạng dựa trên nền tảng WordPress theo cách bố trí của một blog, làm cho việc truy cập trở nên khó khăn và dễ lầm lẫn. Trang mạng cũng có nhiều phần chuyên biệt, thực sự không có mấy liên quan nữa. Rất nhiều tin tức đã lỗi thời và cần được cập nhật. Nói chung, đây không còn là một trang mạng thẩm mỹ và hấp dẫn.
Trang mạng mới cần có —
• Phiên bản dịch: Trang mạng phải có một phiên bản tiếng Việt (người dịch của cơ quan phụ trách) và được hoán đổi dễ dàng giữa hai trang mạng; việc này hiện đang thực hiện bằng hai tài khoản để tải lên nội dung riêng biệt. Khi xem, có thể hoán đổi dễ dàng bằng một nối kết chuyển ngữ.
• Hiến tặng: Nút bấm rõ ràng
• Tính năng liên kết: Trang mạng sẽ có thêm phần Tin tức theo dạng thời gian tính, và được lưu trữ. Tuy phần Tin tức này là một trang riêng, nhưng lúc nào cũng nối kết với Trang chủ, nơi có thể cập nhật tin tức khi cần thiết.
• Lịch sinh hoạt: Trang mạng sẽ có thêm lịch sinh hoạt, dù được nối kết từ một trang có sẵn hay được thực hiện trực tiếp trên mạng, sẽ cập nhật về các sự kiện sắp tổ chức hoặc thời gian đáo hạn.
• Trang liên lạc: Trang mạng sẽ dành một vị trí cho tất cả các phương cách liên lạc đến cùng một nơi, và có nối kết với bản đồ Google để hiển thị rõ địa điểm của cơ quan.
• Khả năng di động: chuyển tải rõ ràng đến các thiết bị di động.
• Điều hướng (quản trị): Trang mạng phải dễ dàng tải lên các loại hình ảnh và tài liệu, bao gồm các bản tin, ảnh và cả video nữa. Nói tổng quát, trang mạng bao gồm các chức năng để quản trị dễ điều hướng. Trang mạng nên được chủ động trên nền tảng cho phép hỗ trợ kỹ thuật khi cần.
• Truy cập (người dùng): Nhìn chung, trang mạng rất lẫn lộn. Thông thường rất khó định loại tin tức muốn tìm. Mọi người đều muốn có một trang mạng tối giản, truy cập tự nhiên dễ dàng.
Những yêu cầu của Trang mạng mới — Thiết kế lại Logo: Cơ quan VietAID đang cải tiến lại tổ chức và một phần trong đó, cơ quan muốn thiết kế lại logo của cơ quan.
Ngân sách — Ngân sách dự trù cho đề án này là $3,000 – $4,000.
Yêu cầu đề án — Xin gởi về lược sử làm việc và liệt kê các kinh nghiệm liên quan. Cơ quan muốn thẩm duyệt đề án liệt kê trong 1-2 trang phác thảo các bước diễn tiến dự kiến hoàn thành đề án, thời gian thực hiện và ý kiến cụ thể cần tham khảo từ nhân viên VietAID.
RFP & Chi tiết Thời gian Đề án — Hạn chót nộp đề án là ngày 15 tháng 6, 2017. Khi được chọn, hy vọng trang mạng mới sẽ được hoàn thành trong vòng 6-8 tuần kế tiếp.